怎么写外贸开发信,让客户多一些的回复?

怎么写外贸开发信,让客户多一些的回复?

外贸开发信全攻略：奥道中国为您详细讲解外贸开发信如何写、如何回复、如何提高成功率三步走,为您开发潜在客户增加了筹码.以下将一一分析：
　　外贸开发信如何写
　　外贸开发信并不要求您使用华丽优美的词句.您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么.围绕这一点,奥道中国专家总结了几方面的内容,希望对您写作外贸开发信有借鉴作用.
　　每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流.人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面.然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的外贸开发信写得呆板而死气沉沉.他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”.
　　其实我们简单的来理解一下,每次外贸开发信的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已.多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的外贸开发信读起来热情,友好,就像两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化.
　　想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”.既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化.
　　由于您写的外贸开发信都是有其目的性的,所以您的外贸开发信里所采用的语气语调也应该符合您的目的.在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封外贸开发信是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的.这完全可以通过外贸开发信中的语气语调来表现.
　　不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的外贸开发信也必须能够充分体现您的真诚.不管说什么,都要带着您的诚意去说.把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚.
　　跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量开发信文件.所以,外贸开发信一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点.如果是不符合主题或者对外贸开发信的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们.因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感.
　　我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry ,your esteemed order等就可以的.而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度.如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会.
　　特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点.如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言.
　　还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”.任何事情,一旦过了头,效果反而不好.礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚.所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果.
　　就像前面提到的,要用简洁朴实的语言来写外贸开发信,让您的开发信读起来简单,清楚,容易理解.用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词.一个单词可以表达,就不要用词组.多用短句,因为短句更容易理解.少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词.
　　在同一封外贸开发信里,不要使用多个相同含义的单词.比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward” “dispatch”等.因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义.
　　当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确.这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程.
　　请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字.这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视.当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”.
　　前面我们说过,外贸开发信不需要用华丽的词句.根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言.所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句.比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯.
　　外贸开发信如何回复
　　外贸开发信的回复,涉及到外贸开发信的优劣质之分,即有效地区分回发信的质量如何?是否是潜在客户?是否能带来收益?请看下,外贸开发信的优劣评判标准.其次再考虑以下应用：
　　给买家的回复,奥道中国认为要迅速、及时、专业.因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商.如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机.
　　这一点是特别针对写电子邮件的.也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的.如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除.比如这样的标题“How are you?” ,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业.
　　写完之后,一定要检查.最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错.我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影.
　　外贸开发信,如何提高成功率
　　1、奥道中国专家认为最重要一点：多了解你的潜在客户,进行分类、分析（地区、产品、年龄等因素综合分类并分析）、评价,开发的客户井然有序（包括数量、质量）.否则,就会物极必反、事倍攻半!建议每日3-5封为佳；
　　2、重点单一、精准开发和广播、群发收（群发覆盖、筛选,精准开发）相结合,重点开发的客户要针对需求,开发信内容因人而异；群发收可以使用事先准备好的模版,能得知对方联系人姓名的,单个发,更改称呼；不能的,没办法,密件抄送；
　　3、多熟悉产品,产品知识决定你给客户的第一印象是否专业；
　　4、重视价格（虚盘）,适当的价格决定了你的开发信,你,你的公司,你的产品对客户的潜在价值；
　　5、尽可能避免外贸开发信的各种常规错误.
　　6、重视跟踪!
　　7、细节决定成败,思考才有长进!
　　成功开发潜在客户,奥道中国认为需要外贸开发信的三步走以及长期地跟进,其前提必须知已知彼（对自身产品、市场、文化等了解,以及对客户地分类、甄别、分析）,统筹规划、因材施教、有的放矢,从而实现精准营销、不断获得成功、百战不殆.