请求公司会议流程方案

请求公司会议流程方案

商务会议流程
　　一、沟通准备：
　　就主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通,全方位考虑,按时做出2种以上合适的方案供选择.
　　二、会议策划：
　　根据主办单位的会议要求,提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述.并对方案进一步沟通,进行可行性分析,力求达到主办单位的预期效果.
　　三、实地考察：
　　根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察,对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事项等进行考察商榷,对方案中的不完善部分进行补充和调整,确认彼此的分工.
　　四、合作确认：
　　双方对方案和流程彼此都无疑义,按照约定签订合作协议,以书面的形式确认双方的责任、权利和义务.
　　五、协议执行：
　　协议签订后双方严格按照约定执行,保证会议各项工作的顺利进行.在协议签订后,如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充,需要再补签协议,补签协议是对原协议的扩展,都是有效协议,补充协议也是有效的结算凭据.
　　六、会议结算：
　　会议结束后,承办方财务将会议的相关单据分类、自审,做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认,按照协议约定结清款项.
　　商务会议策划
　　一、会场预约
　　我们将根据你的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约.
　　二、负责会场的布局,设备安装调试
　　我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行.
　　三、印刷材料的设计制作
　　我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置.
　　四、参会者的接送
　　我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.
　　五、参会者的餐饮
　　我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点.
　　六、参会者业余时间的安排
　　我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路,方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择.
　　商务会议方案
　　根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同.
　　首先是会议的筹备工作.
　　●根据会议规模,确定接待规格.
　　●发放会议通知和会议日程.
　　会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容.通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等.对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图.这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦.
　　会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据.它的形式既可以是文字的也可以是表格的.它可以随会议通知一起发放.
　　●选择会场.
　　选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑.最好是达到一下标准：
　　第一：大小要适中.会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉；会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好.所以,英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间.”
　　第二：地点要合理.历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方.超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波.
　　第三：附属设施要齐全.会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”.否则,可能会造成损失.
　　第四：要有停车场.现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了.轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成.
　　●会场的布置.
　　会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置.
　　一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅.门口张贴欢迎和庆祝标语.可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽.桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一.
　　坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法：
　　①圆桌型.如果是使用圆桌或椭圆形桌子.这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉.另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见.这种形式适于10—20人左右的会议.座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐.同级别的对角线相对而坐.
　　②口字型.如果使用长形方桌.这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议.
　　③教室型.这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见.这种形式主席台与听众席相对而坐.主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列.主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列.
　　●准备会议资料.
　　会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备.
　　会议前的接待礼仪.
　　●会前检查.
　　这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救.比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全.
　　●提前进入接待岗位.
　　接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态.一般的接待工作分以下几个岗位.
　　①签到.设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担.签字台北有毛笔、钢笔和签到本.向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上.如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上.签到本应精致些,以便保存.如需要发放资料,应礼貌地双手递上.接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数.
　　②引座.签到后.会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座.对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座.
　　③接待.与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务.
　　会议中的服务礼仪
　　会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时.
　　●倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水.到谁是动作轻盈、快捷、规范.杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音.一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上.杯子放在与会者桌上的右上面.如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误.
　　●其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面.这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作.如,会议进行第一项：全体起立、奏国歌.这是音响应立即播放出国歌.又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者.为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱.
　　如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他.如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力.
　　●做好会后服务的准备.会议进行之中,就应为会后服务做好准备.如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备.另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排.
　　会后服务
　　会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作.
　　●组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动.如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施.
　　●送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程.
　　●清理会议文件 ①根据保密原则,回收有关文件资料.②整理会议纪要.③新闻报道.④主卷归档.⑤会议总结